Quer esteja a organizar um evento para a sua empresa de arquitectura, ou a organizar algo de maior escala, há alguns factores-chave no planeamento de um evento de sucesso. Neste post do blogue, iremos decompor os elementos essenciais necessários para garantir que o seu evento seja organizado e decorra sem sobressaltos.
Escolha um Tema e Local
Dependendo do tamanho e foco do seu evento, poderá ter de seleccionar um local que possa acomodar o tipo de reunião que está a acolher. Precisa de ser dentro ou fora de casa? Haverá comida? Será formal ou casual? Todas estas questões devem ser tomadas em consideração antes de reservar o espaço certo. Depois de ter reservado o seu espaço e determinado que tipo de experiência pretende criar para os seus convidados, é altura de começar a pensar em como pode dar vida a esse tema através de decorações, música, e outros elementos de design.
Promova o seu evento
Assim que tiver finalizado todos os detalhes necessários para o seu evento, bem como quaisquer oradores ou convidados especiais que irão estar presentes, é altura de começar a promover! Utilize plataformas de comunicação social tais como Instagram e Twitter, bem como blastos de e-mail e anúncios tradicionais como panfletos e cartazes. Além disso, considere a criação de um website do evento com mais detalhes sobre o que os participantes podem esperar quando chegarem ao local do evento. Isto irá ajudar a gerar um burburinho em torno do evento antes do seu início e dar aos potenciais participantes uma forma fácil de aprender mais informações antes de comprometerem o seu tempo (e dinheiro).
Prepare o seu espaço para eventos
Antes de os convidados chegarem ao seu local, é importante certificar-se de que tudo está em ordem para que tenham uma experiência agradável enquanto lá estiverem. Preparar mesas, se necessário; arranjar lugares sentados; garantir que há iluminação adequada; actualizar a sinalização; criar áreas designadas para misturar; preparar alimentos/bebidas, se aplicável; etc. O objectivo aqui não é apenas garantir que tudo tenha uma boa aparência estética, mas também que os hóspedes se sintam confortáveis no seu ambiente. Se possível, convidar algumas pessoas que estarão presentes no evento real com antecedência para que possam verificar o espaço de antemão e fornecer feedback sobre quaisquer alterações que possam ser necessárias antes da chegada de todos os outros. Garanta que tem uma equipa de hospedeiras profissional no local para que tudo corra da melhor forma possivel. A equipa da Spring Events é sem dúvida uma das maiores referencias do panorama nacional e internacional no que toca a eventos de sucesso bem organizados.
Com um planeamento adequado antes do tempo, pode garantir que o seu evento centrado na arquitectura é organizado e bem sucedido!
Certifique-se de que todos sabem o que precisam de fazer antes de chegarem ao local, estabelecendo listas de tarefas ou delegando responsabilidades entre os membros da equipa. Além disso, comunicar claramente com os vendedores para que todos saibam exactamente o que se espera deles durante os tempos de preparação/limpeza.
Finalmente, não se esqueça do seguimento após a conclusão do evento!
Uma nota de agradecimento enviada dias depois nunca deixa de ser apreciada – mostra que se preocupa verdadeiramente com cada pessoa que assistiu à sua reunião!
Com estas dicas em mente, prepare-se para um evento fantástico centrado na arquitectura!